Једна од главних функција оперативног система јесте управљање спољашњим јединицама и рад са подацима који се налазе на њима. Услед тога подаци морају бити организовани на одређени начин.

• Логичка организација података подразумева њихово смештање по директоријумима.
• Физичка организација разматра чување података на физичким јединицама меморије (првенствено спољашњим јединицама).

Основни појмови којима се користимо су:

• датотека (фајл, енг. File)
• директоријум (каталог, фолдер, енг. Folder)
• адреса
• пречица (енг. Shortcut) – овај појам се везује за само радно окружење и не представља нити логичку нити физичку организацију података

 Датотека

Датотека или фајл представља основни носилац података. Једна од уобичајених дефиниција гласи: “Фајл представља најмању логичку целину”. Под најмањом логичком целином овде се подразумева шта је то што би могло да се представи у формату датотеке а да је разумљиво кориснику. Датотека може бити текст (пар речи, неколико страна до целих књига), слика, звучни запис, видео запис…

Свака датотека мора да има своје име. Име одређује корисник приликом креирања саме датотеке или је већ одређена од стране другог корисника. Максимални број знакова који је могуће користити приликом именовања датотеке је одређен врстом оперативног система а код Виндовса је то 256. Потребно је водити рачуна о томе који знаци нису дозвољени у именима. У овај скуп спадају следећи знаци: ” * : / \ ? < > | ? . (укључујући и тачку).

Након имена датотеке следи тачка иза које иде екстензија. Екстензија је обично представљена за 3 слова и означава тип датотеке – одређује коју врсту података садржи датотека. У графичком радном окружењу тип датотеке је поред екстензије и визуелно дефинисан изгледом иконе. Ово су само неки од примера икона са одговарајућим екстензијама и шта оне представљају.

Над датотекама су дефинисани и такозвани мета подаци (meta data) који се аутоматски креирају (када је датотека креирана, када је мењана, када јој је приступљено, ко је креирао датотеку…). У графичом радном окружењу ови подаци се могу видети када се позове помоћни мени (десни клик на икону фајла) а затим изабере ставка „Пропертиес”.

 Директоријум 

Директоријум (фасцикла, каталог, фолдер енг. Фолдер) концепт који се користи за организацију података на рачунару. Осмишљен је тако да се унутар директоријума могу „сместити” датотеке и други директоријум. Често се дефинише као скуп логички повезаних података.

Сваки директоријума мора да има своје име а сам директоријум нема величину. У графичком окружењу оперативног система Windows директоријум је представљен иконицом фасцике (фасцикла – енг. Folder).  Код Linux-оликих оперативних система директоријум је у суштини датотека која садржи списак свих датотека и других директоријума који представљају његов садржај.

Као последица могућности смештања директоријума (поддиректоријум) унутар другог директоријума јавља се структура која се зове стабло података и има строго дефинисану хиерархиску структуру. Изглед таквог „стабла” може се видети на следећој слици:

Дакле, датотека није само одређена својим именом и екстензијом већ и директоријумом у којем се налази. Пуно „име” датотеке назива се АДРЕСА. Адреса се добија тако што се наведе назив уређаја (спољашња јединица меморије) на коме је датотека сачувана. Називи ових јединица означени су словима абецеде:

А: и В:- ознаке за дискетне јединице (ова врста уређаја је веома ретка)

C: – ознака диска (хард диск), поред ове ознаке, уколико је диск подељен на више логичких целина (партиције) могу се наћи и ознаке D: Е: …

ознаке за CD/DVD уређаје зависе од броја партиција на диску (обично је означена са Е:)

ознаке за флеш меморије зависи од УСБ прикључка на који је прикључена и од броја датих уређаја који су прикључени.

Након назива уређаја следи ознака за корени директоријум ( \ ) иза кога следи назив директоријума са првог нивоа, директоријума са другог нивоа раздвојених обрнутом косом цртом ( \ ) и тако све док се не дође до директоријума у коме је датотека. Затим се наводи и име саме датотеке са екстензијом. За пример са слике можемо написати следеће адресе:

C:\skola\2017\5 razred\Spisak učenika.doc

Дакле, датотека је ЈЕДНОЗНАЧНО одређена својом адресом!!! НЕ МОГУ постојати две датотеке са истом адресом!!!

Пречица (енг. shortcuts) представља икону која садржи искључиво адресу датотеке или директоријума. Двоструким кликом на икону пречицу покренуће се прозор директоријума или датотеке која је сачувана у пречици.